В България има предприятия, които вече не гледат само "да върви бизнесът и да има оборот“, а започват да се питат колко ефективно работят процесите им. Това най-често се вижда при средни и големи производствени фирми, където загубите (фира, излишни запаси, забавяния на поръчки) директно намаляват печалбата. Към тях се добавят износно ориентираните компании – особено тези с партньори в Германия, Австрия и Скандинавия, където стандартите за качество, проследимост и навременност са високи и налагат реинженеринг или ERP внедряване. В същата група влизат и ИТ фирми, логистични центрове и други "по-мислещи“ компании. Тази статия е за тях.
Какво са бизнес процесите и защо ги променяме?
Може да прозвучи доста клиширано, но всеки бизнес има процеси – дори когато хората не ги наричат така. Начинът, по който се издават фактури, как минава една поръчка през склада, кой звъни на клиента и кога – това са все бизнес процеси. Обикновено не си даваме сметка за тях, докато не започнат да пречат.
В един момент идва нуждата от управление на бизнес процеси (BPM): да ги опишем, анализираме и ако трябва – да ги променим. Не защото е модерно, защото има нова европейска програма, която финансира внедряването на ERP, а защото хаосът има цена.
Имали сме клиенти, които казват: "Ние работим отлично, само че ни отнема три дни да намерим една фактура“. Други разбират, че плащат излишно, защото информацията за складовите наличности никога не е актуална. Трети признават, че се надяват един конкретен човек "да не излезе в отпуск“, защото само тя или той знае как се смятат заплатите. Всичко това са сигнали, че процесите не са под контрол, а бизнес анализът е неизбежен.
Реинженеринг на бизнес процеси ≠ малки подобрения
Трябва да признаем, че тук често има объркване. Оптимизация на бизнес процеси може да значи малки промени, но реинженеринг на бизнес процеси е съвсем друго.
-
Реинженеринг е радикална промяна, "от нулата“.
- Пример: фирма решава да смени целия модел за изчисляване на работни заплати. Вместо ръчно да се смятат часове, бонуси и аванси в Excel, се въвежда нова система, която автоматично интегрира данни от работни графици, машини и счетоводство. Това е реинженеринг, защото променя не само софтуера, а и логиката на възнагражденията.
- Друг пример: компания, която досега въвежда всяка фактура и касова бележка ръчно, преминава към автоматизирана интеграция с банки, касови апарати и e-invoicing. Вече няма счетоводител, който прекарва часове в преписване – процесът е нов.
- Или ситуация, в която складът се мести при нов логистичен партньор, който вече работи с API. За да се върже всичко, фирмата пренарежда цялата си верига на доставки и се оборудва с нов софтуер.
-
Малки подобрения, обратно, са:
- смяна на шаблоните на документи, за да изглеждат по-добре;
- въвеждане на баркод скенери за по-бързи проверки;
- автоматични нотификации по имейл или Viber.
Малките подобрения са полезни, но не променят основата.
И тук идва големият въпрос: ако процесите ви са лоши, ERP системата (например Odoo) просто ще дигитализира този хаос. Ще го направи по-бърз и дори по-скъп. Когато консултираме клиенти за бизнес процеси, често ги питаме: "Имате ли сили и смелост да промените начина, по който работите?“. Защото ERP внедряването не е само техническа задача – то е и един вид психологически тест за организацията.
Кога е правилният момент за промяната на бизнес процесите?
Преди ERP имплементация
Полезно е да се направи базов процесен редизайн, за да не се прехвърлят "болни процеси“ в новата система. Ако днес смятате заплатите ръчно в таблица, а утре просто дигитализирате същата таблица в ERP, проблемът не е решен. Но прекаленото вглъбяване в теоретичен редизайн (за да илюстрирам това често ползвам един англосаксонски израз - "analysis paralysis") също е капан – може да изградите схема, която после се оказва, че ERP-то не поддържа или не си струва да поддържа.
По време на ERP имплементация
Това е най-естественият момент за реинженеринг. Когато вече виждате как системата работи, може да прецените какво да запазите и какво да смените. Пример: в производствена фирма по време на внедряване на ERP излезе наяве, че старата производствена линия отчита продукция по начин, който никой не е оспорвал от години. След като видяха данните в ERP, управителите осъзнаха, че този процес е грешен и го промениха заедно със системата.
В тези моменти консултантът вече не е само технически партньор. Той казва: "Това ще стане с готов модул в Odoo, това иска малко разработка, а това изобщо няма смисъл“. За такива разговори обаче трябват доверие, време и желание и от страна на клиента, и от страна на технологичния партньор, който трябва да излезе от зоната си на комфорт и да започне да консултира клиента си, сякаш му е даден дял в бизнеса му.
След ERP имплементация
Почти винаги идва "втора вълна“ на промяна. Първо се стабилизира системата. После клиентите смаи започват да мислят: "Ами ако свържем новите машини към ERP-то? Ами ако въведем IoT устройства или предиктивен мониторинг?“, "Хайде да се пробваме да въведем изкуствен интелект за този и този процес.", "Искаме да се въведат HMI екрани" и т.н. Тогава реинженерингът вече не е теория, а стъпка към реални оптимизации. Предимството е, че има данни, на които да се стъпи. Недостатъкът е, че ако промените са фундаментални, може да се натъкнете на съпротива – хората вече са свикнали с новия начин на работа. Тук вече идва време на един друг англосаксонски бизнес термин -"resistance to change", което си е много опасна работа.
Няма универсална рецепта за въвеждане на бизнес процеси
Малките фирми, които досега са работили с Excel и хартиени бележки, нямат нужда от тотален реинженеринг преди ERP. По-добре е да се тръгне с малки стъпки, а големият редизайн да се остави за по време или след внедряването.
Големите компании с тежки, наследени процеси нямат този лукс. Там без сериозен бизнес анализ и частичен реинженеринг в началото проектът често е обречен. ERP имплементацията не може да замести управленското решение за промяна.
Odoo и гъвкавостта на платформата
Едно от големите предимства на Odoo (и затова много се радваме, че внедряваме именно това ERP решение) е, че позволява процесен редизайн "в движение“. Можете да си го представите като операционна система за бизнеса: добавяте приложения, сменяте конфигурации, надграждате според нуждите. Старите системи са като стари телефони – здрави и надеждни, но без бъдеще и без възможност за софтуерен ъпгрейд.
Внедряванията често следват модел: анализ → базово внедряване → итеративен реинженеринг. Клиентите виждат системата, започват да мислят различно и сами искат промени. Така се избягва рискът от скъпи грешки и се контролира бюджетът.
Истинският риск
Съществуват два големи капана:
- "Реинженеринг на хартия“ – красиви схеми и диаграми, които изглеждат впечатляващо, но нямат връзка с реалността. Кажете ми, че не ви звучи познато 😂.
- ERP "as is“ – внедряване без никакъв бизнес анализ, което бетонира стари грешки и блокира бъдещите промени. Дори бизнеси като Amazon (които често приемаме за "перфектни") се променят по 23000 пъти на ден. Но, в България (а и да сме честни, защото го срещаме навсякъде) се среща доста консерватизъм и бетонизирани процеси барабар с грешките им.
И двата водят до разочарование.
Ключови поуки
Реинженеринг на бизнес процеси, оптимизация на бизнес процеси и ERP имплементация вървят заедно. Истината е проста: няма универсална рецепта или както ни казваше Джиоти Гупта от Cotrugli Business School: "It Depends!". Но, без значение дали ви харесва или не, има един универсален риск – ако дигитализирате хаос, ще получите дигитален хаос.
Важно е да се има предвид и цената на промяната. Всеки процесен редизайн изисква не само време и пари за системата, но и "скрити разходи“ – обучение на хората, забавяне на оперативната работа, дори временен спад на продуктивността. Това е цената на промяната и тя трябва да бъде калкулирана предварително, за да не дойде като изненада.
Другият фактор е човешкият – т.нар. "resistance to change". Ако промяната е прекалено радикална и идва наведнъж, хората често я възприемат като заплаха, а не като шанс. Тогава рискувате не само провал на ERP имплементацията, но и загуба на доверие вътре в екипа.
От практиката знаем: най-успешни са компаниите, които приемат реинженеринга не като еднократна акция, а като естествена част от ERP проекта – преди, по време или след него. Някои започват от заплатите, други от склада, трети от производствените линии. Общото е, че подхождат прагматично – калкулират разходите, предвиждат съпротивата и я управляват, и се осмеляват да погледнат критично на себе си.
